Oggi ho tenuto una riunione con alcuni imprenditori circa la Gestione del Tempo e abbiamo concordato che quelli che seguono sono alcuni capisaldi per avere più tempo come manager:
0) Avere chiare la direzione dove vuoi andare. Se non hai chiaro dove vuoi andare o vivi al centro di numerosi compromessi (per esempio: "Si, è vero vogliamo crescere però non chiedermi di andare dal mio socio a fargli notare che il suo modo di gestire i clienti, crea un sacco di persone insoddisfatte. Invece di discutere preferisco il quieto vivere...") userai sempre male il tuo tempo.
1) Al massimo un buon manager può arrivare a gestire direttamente tra le 5 e le 7 persone. Quando ne hai di più da gestire direttamente, la tua gestione inizia a soffrire.
2) Avere un programma di riunioni che ti permettano di incontrare tutte le persone che gestisci direttamente su base regolare. Per es. Tutti i lunedi ore 17: riunione con i top manager; Ogni due lunedi, ore 10: riunione con i capiturno; Ogni ultimo Sabato del mese: formazione con tutto il personale; ecc. Dovresti avere un programma di incontri ripetitivi che ti permetta di incontrare su base regolare tutte le persone di cui ti devi occupare direttamente.
3) Avere un sistema per archiviare o per ricordarsi di quelli che io chiamo "i cicli aperti", cioè i progetti incompleti, le telefonate che devi fare, le piccole cose di cui ti devi occupare. Alcuni ne hanno uno elettronico, altri uno cartaceo. Se, invece, usi solo la memoria, sappi che ogni ciclo aperto che non hai archiviato in qualche sistema ti ruberà unità di attenzione facendoti sentire stanco, stressato o incapace di creare.
4) Avere sistemi efficaci di condivisione di informazioni, di dati sulle giacenze, di dati sull'andamento dell'azienda e di appuntamenti (per esempio: in un'azienda che ha degli stock che cambiano spesso è importante che le giacenze vengano aggiornate e siano condivise in tempo reale; oppure è importante avere whatsapp per condividere informazioni operative o un gruppo privato di Facebook per condividere materiali informativi, nuove direttive, condividere per email le statistiche settimanali, ecc)
5) Non importano le dimensioni o la frenesia dell'azienda devi tenere del tempo per te: il tuo lavoro non è quello di correre dietro alle richieste di tutti. Se sei il CEO, il tuo lavoro è quello di dare una direzione all'organizzazione e spesso questo richiede che tu abbia tempo per pensare e per osservare senza dover fare niente.
6) Riservare in anticipo almeno il 25 percento del proprio tempo per attività importanti che aumenteranno le potenzialità dell'azienda (formazione del personale, recruitment, ricerca e sviluppo, pianificazione, costruzione di alleanze, progressi strategici). Se non riservi del tempo in anticipo per questo tipo di attività, non riuscirai mai a svolgerle.
7) Diventare bravo nella delega
8) Fare liste cartacee giornaliere e settimanali di tutte le cose da fare. Queste ti permetteranno di occupare i tempi morti guardando che cosa ti resta da fare rispetto al tuo piano.
9) Condurre di tanto in tanto degli "audit del tuo tempo" dove analizzi che cosa ti consuma più tempo e che tipo di risultati produce (ti renderai conto che ogni tanto abbiamo attività che ci occupano tante ore ma che producono pochissima ricchezza oppure che passiamo tante ore a risolvere problemi che sono sempre generati dalla stessa persona o dalla stessa area aziendale - e quindi dal medesimo responsabile).
10) Avere un foglio di carta disponibile nel quale segnarsi subito le cose.
11) Evitare come la peste i forti compromessi in azienda (per esempio: "è vero che crea anche un sacco di casini ma in fin dei conti è il mio socio da tanti anni e non posso farci niente..." , una ricetta per il disastro).
12) Crea manuali di istruzione per tutte le funzioni che sono soggette a forte turnover o per le quali assumi numerose persone. Questo ridurrà il tempo necessario alla formazione.
Paolo Ruggeri
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