Durante una riunione di formazione interna, ci siamo soffermati su una discussione circa gli ingredienti necessari per delegare una funzione in modo efficace. Ho ritenuto interessante fissare questi punti in quanto costituiscono un buon vademecum. Ovviamente il materiale umano su cui lavorare non dovrebbe essere dei peggiori, ma ritengo che seguendo i punti di cui sotto si possa riuscire a delegare funzioni anche a persone non proprio super performanti:
1) Il primo ingrediente sarebbe quello di avere COMPETENZA E PROFESSIONALITA’ nella funzione che cerchi di delegare. In altri articoli sul soggetto abbiamo enunciato il concetto del PRIMA VINCI TU, vale a dire prima cerca di vincere tu nella mansione che dovrai delegare altrimenti sarà molto difficile delegarla (o controllarla).
2) Scrivi un MANSIONARIO dettagliato della funzione che vuoi passare al tuo collaboratore. Attenzione che questo mansionario non dovrebbe essere tipo quello che si fa per la certificazione ISO ma deve essere molto più approfondito. Armato di quel mansionario anche un collaboratore che è nella tua azienda da due giorni dovrebbe essere in grado di sapere cosa fare per svolgere il lavoro anche senza doverti sempre consultare. Cose tipo “quali sono i parametri che si usano per prendere quella determinata decisione” e i perché e i percome delle cose andrebbero specificati. Lo ripeto: una persona che è nella tua azienda da due giorni, armato del mansionario, dovrebbe essere in grado di svolgere da solo quella mansione.
3) Devi avere INTERESSE PER IL SUCCESSO della persona cui stai delegando. L’interesse è una delle componenti intangibili del processo. A te davvero sta a cuore che lui vinca, che abbia successo, che ottenga delle soddisfazioni in azienda o più che altro ti sta a cuore di levarti di dosso la “grana” di dover svolgere quella funzione?
4) La persona vede come si fa a svolgere il lavoro (lo fai tu e lei osserva).
5) La persona fa lei il lavoro mentre tu la affianchi e le fai vedere cose che potrebbe fare meglio o chiarisci i suoi dubbi e le sue insicurezze. Nota: il lavoro lo deve fare lei.
6) La persona continua a svolgere il lavoro supervisionata da te (per esempio ti assicuri che abbia dei piani di lavoro, li discuti con lei, ogni tanto la osservi, ecc)
7) Devi mettere un BOOSTER alla persona: crea per lei un GIOCO INCENTIVANTE legato ad un qualche tipo di obiettivo da raggiungere. L’incentivo potrebbe essere economico o anche materiale (qualcosa che la persona desidera, ecc). Il fatto di mettere un gioco alla persona, è essenziale in quanto sono i giochi o le sfide che accendono la mente creativa (emisfero destro) che è alla base della motivazione e del rendimento in azienda.
8) Arrivato al punto 7, la persona starà operando in modo abbastanza autonomo nella sua mansione. A questo punto dovresti assicurarti che SENTA DI POTER AVERE INIZIATIVA. Per far sua la mansione, deve sentire che E’ LEI che può prendere delle decisioni o modificare delle procedure. Se lei pur avendo la “delega” di fatto non può decidere niente, il processo di attecchimento nella nuova funzione dopo un po’ tenderà ad abortire.
Paolo Ruggeri
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