Il segreto è avere delle persone al proprio fianco a cui saper DELEGARE. Liberarsi del lavoro in eccesso, affidando ad altri le attività operative.
Smetti di essere il tuttofare della tua azienda!
Costruisci un sistema che ti renda "superfluo"! Tu devi impostare, creare la strategia, guidare l'azienda dall'alto. Ma devi far sì che i tuoi collaboratori lavorino per te, non devi lavorare tu per loro. Devi avere il tempo per dedicarti alle attività veramente importanti, alla programmazione strategica, ma anche ritagliare del tempo per te stesso o per altre attività al di fuori dell'azienda che ti porteranno grande prosperità in futuro.
Ma come si costruisce un sistema per delegare?
Devi sapere che le funzioni di qualsiasi azienda possono essere suddivise in 3 macroaree
• Amministrazione e Finanza
• Produzione o Operations
• Commerciale e Marketing
In ognuna di queste aree dovrebbe esserci un responsabile che si occupa di gestire le risorse che lavorano in quella specifica macroarea e, attraverso numeri e statistiche, opera delle modifiche e fornisce le indicazioni necessarie affinché quella macroarea funzioni al meglio delle capacità.
In una piccola media impresa generalmente il titolare è anche responsabile di una di queste tre aree. Se è responsabile di più di una di queste aree, si è in una condizione di inefficienza. Il titolare dovrebbe nominare un responsabile in ognuna delle altre aree e coltivare i rapporti con essi, in modo da delegare il lavoro.
Per delegare e rendere completamente autonomi i responsabili delle altre aree, sono necessarie capacità di due tipi:
• Aspetti motivazionali: la tua capacità di accendere le persone e spingerle a dare il meglio
• Aspetti tecnici: la tua capacità nel gestire mansionari, designare ruoli e organizzare i flussi di lavoro
Questi due aspetti devono essere coltivati in egual misura perché in assenza di una delle due, il titolare non sarà in grado di delegare in modo efficace.
Per motivare le persone è necessario capire cosa desiderano davvero, quali sono i sogni che vorrebbero realizzare e dargli una possibilità di ottenere ciò che vogliono. Questa cosa non sempre è il denaro, anzi, in realtà non è quasi mai il principale motivo che spinge le persone a dare il massimo.
Per spiegare in sintesi la delega efficace ho coniato un acronimo: O.S.A. ORA S.I.
In sostanza significa
Obiettivi: devi dire alle persone qual è la meta da raggiungere
Statistiche: devi dire quali sono i numeri da monitorare per capire se la direzione è giusta o se c’è qualcosa da migliorare
Azioni: devi dire alle persone cosa deve fare e come raggiungere il risultato
Comincia ORA, devi dire alla persona di partire subito
Spingi: devi motivare la persona a fare sempre meglio
Incontri di feedback: devi sapere in modo costante come sta andando e ascoltare eventuali difficoltà
L’obiettivo finale è costruire qualcosa che funzioni anche senza di te.
I principi cardine della delega:
- Ogni individuo è abile di fare qualunque cosa: non accettare mai in azienda l’idea del “non sono capace”. Una persona se si impegna può fare qualsiasi cosa, magari andrà formata, ma tutto è possibile. La verità dietro al “non sono capace” è “non voglio fare questa cosa/mi richiede troppo sforzo imparare a farla”
- La non utilizzazione delle persone è una delle psicosi della società odierna. Devi sfruttare le tue risorse. Sfruttarle in senso positivo. Devi circondarti delle persone giuste, pagarle bene e premiarle. Ma devono essere loro a lavorare per te e non tu a lavorare per loro.
- Prima devi trovare del lavoro da fare per gli altri, poi fai il tuo.
- Sii paziente
- Aspettati che ci saranno delle difficoltà. La delega che funziona è un’eccezione e non la regola.
Leadership e delega:
- Prima vinci tu. Impara a fare l’attività che vuoi delegare. Non puoi sperare di delegare l’attività di marketing o l’amministrazione se non conosci minimamente la materia.
- Costruisci il sistema vincente. Un sistema è composto da delle procedure che “chiunque” sarebbe in grado di realizzare.
- Ora puoi delegare
- Per delegare devi fornire alla persona un esatto manuale d’uso delle attività da svolgere.
La domanda preliminare è: “Tu sai fare quel lavoro che stai cercando di delegare?” Se non lo sai fare devi per forza assumere una persona molto capace che sa fare davvero bene quel lavoro (e probabilmente dovrai pagarla anche molto bene).
Una volta che hai capito come fare al meglio lì’attività da delegare, siediti con la persona e fai una lista delle cose da fare. Scrivi per filo e per segno che cosa dovrebbe fare in modo che senza di te possa farlo. Non devi dare nulla per scontato, devi resettare ciò che sai e metterti nei panni della persona a cui stai delegando il lavoro.
La scaletta da seguire è questa:
- Qual è l’obiettivo di quell’ attività?
- C’è una statistica che si può usare per vedere come va l’attività? Ad esempio per un venditore dovrai tenere monitorato il valore delle vendite. Per un responsabile marketing dovrai tenere monitorate le richieste di maggiori informazioni ricevute dall’azienda…
- Quali sono le Azioni da svolgere (spiegate per filo e per segno)?
- Comincia ORA! Viste le prime cose “butta la persona in acqua”. Una persona capace starà a galla e sarà in grado di cavarsela. Magari non sarà ancora un fenomeno ma sarà in grado di cavarsela, poi con il tuo aiuto e con il tempo crescerà
- Digli “Vieni da me se c’è qualsiasi problema”
- Dai sicurezza alla persona e infondile coraggio
- Portala ad ottenere un primo risultato. I risultati aumentano la fiducia in se stessi. Aiuta la persona a raggiungere velocemente dei risultati positivi. Questi primi risultati sono benzina motivazionale. La persona si gasa, si carica e butta quest’energia nelle attività successive.
Quando delegate state sviluppando responsabilità nella persona a cui delegate. Gli state dando la possibilità di fare delle cose in autonomia. Se sai delegare in modo efficace, la persona pian piano inizierà a fare delle scelte da solo, senza spinte esterne. Lo farà fin quando non avrà più bisogno di te e sarà assolutamente in grado di gestire in autonomia quell’attività.
Smetti di essere il tuttofare della tua azienda!
Impara a delegare!
Paolo Ruggeri
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