Secondo la teoria di Stephen Covey le attività possono distinguersi in 4 categorie:
1) URGENTI E IMPORTANTI
2) IMPORTANTI E NON URGENTI
3) NON IMPORTANTI E URGENTI
4) NON IMPORTANTI E NON URGENTI
Il 30% del tempo dovresti passarlo nel cosiddetto quadrante 2. Sono quelle attività importanti e non urgenti che, se fatte oggi, ti porteranno grandi risultati domani. La strategia, la formazione dei collaboratori, la pianificazione, l’ innovazione, la creazione di un clima positivo. Sono queste le cose, piuttosto che limitarti a gestire crisi o problemi urgenti, che faranno una grande differenza.
Devi pianificare in agenda del tempo per dedicarti a queste attività. Spesso mi trovo a chiedere agli imprenditori quali siano secondo loro quelle attività che farebbero una grande differenza per la loro azienda.
Alcuni di loro mi rispondono: “la formazione”, altri “la motivazione del personale”, altri ancora “la ricerca e sviluppo”. E avrebbero perfettamente ragione. Poi gli chiedo effettivamente quanto tempo dedichino a queste cose. E qui cascano dal pero. “il 5 per cento del mio tempo”, “mezza giornata al mese”, “2 volte all’anno”.
Ma come? Mi stai dicendo che esistono delle attività che possono cambiare il volto della tua azienda…e tu ti dedichi ad altro? “Ruggeri! Hai ragione ma….” , “Non ho tempo”, “Adesso ho altre urgenze…”
La verità è che molti imprenditori si perdono dietro a piccole impellenze perdendo di vista il focus generale.
Un esempio? Molti manager perdono la loro vita dietro alle mail. Ricevo almeno 200 mail al giorno. Mi rifiuto di leggere mail troppo lunghe da parte dei miei collaboratori. Quando sono troppo lunghe chiedo di sintetizzarmele in 10 righe. Se non sono in grado di riassumere il tutto in poche righe significa che la questione è delicata, e allora bisogna gestirla in altro modo…
I cc (mettere le persone in Copia Conoscenza) delle email fanno perdere un sacco di tempo. In alcune aziende vietano addirittura di inserire nella stessa email più di 3 cc. E’ stato calcolato che ogni cc che aggiungi porta via complessivamente un’ora lavorativa all’azienda. Perché una persona in più legge la tua mail, poi risponde a tutti, poi tutti gli altri leggono la mail, un’altra persona risponde… e si crea un ciclo senza fine!
Questi sono piccole accortezze pratiche che ti permettono di essere più efficace e di ottimizzare il tempo. Esistono però delle verità che trascendono gli aspetti più razionali.
La legge di Parkinson prevede che un governo spenderà sempre tutti i soldi delle tasse che incassa e più tasse incassa più aumenteranno le spese. L’ammontare di tempo che una persona impiegherà per completare un compito è il tempo che ha a disposizione per completare quel lavoro. Il lavoro si espande per occupare tutto il tempo disponibile.
Se sei in ufficio tutto il giorno e il tuo unico obiettivo è quello di scrivere un report sulle vendite…impiegherai tutto il giorno per terminare il tuo prospetto perdendoti tra mille cose. Se invece hai mezza giornata a disposizione perché dopo pranzo hai degli appuntamenti sono sicuro che ci impegnerai mezza giornata a portarlo a termine!
Mi capita spesso di preparare una presentazione quando tengo dei corsi o degli eventi. Cioè un giorno si e uno no. A volte ci dedico un’intera giornata di lavoro. Ma mi è anche capitato più volte, nei 10 minuti prima dell’intervento, di capire che forse, effettivamente, la mia presentazione non era poi così adatta al pubblico in sala. E in quei 10 minuti ho stravolto del tutto la scaletta! Ma non è detto che la presentazione preparata in un giorno fosse peggiore di quella abbozzata in 10 minuti!
Se questa teoria è vera, allora la soluzione dei problemi di tempo è avere moltissime cose da fare.
Se sono sovraccarico di lavoro, il mio tempo si espande e divento estremamente efficiente.
- Riempi l’agenda di progetti ambiziosi
- Pronti fuoco mira (appena puoi fare qualcosa, falla, poi aggiusti le cose in un secondo momento)
- Comincia appena possibile
- Compra, non soffermarti troppo sulla ricerca della migliore occasione. Il tempo che perdi per trovare il miglior preventivo è sprecato. Quanto vale un’ora del tuo tempo?
- Fai multitasking, quando la situazione lo permette, cerca di fare più cose contemporaneamente.
- Scrivi le date di quadrante 2
Il tempo è una percezione spesso distorta. Il tempo è una grande illusione. Se sei contento ti sembra di avere più tempo, se sei annoiato invece il tempo sarà inferiore. Il tempo è composto da tempo, spazio ed energia. Se scrivi le tue mete, i tuoi obiettivi, generi energia e questa energia ti permette di generare spazio a livello psicologico.
Questa sensazione di spazio a livello psicologico ti fornisce la percezione di avere più tempo, Il tempo che ognuno di noi ha a disposizione dipende più che altro dai sogni che insegue e che cerca di realizzare piuttosto che da qualsiasi altro fattore. Per un individuo che insegue grandi obiettivi, il tempo si dilata, lasciandogli molto più spazio per realizzare quanto lui ha in mente.
Quando senti di non avere tempo, poniti un obiettivo ambizioso e che ti entusiasma. Vedrai che il tempo si espande. “Non ho tempo” significa in realtà “non ho progetti”.
Quando sei connesso con la bellezza delle cose e delle persone, entri in uno stato di entusiasmo. L’ammirazione e la dimensione estetica sviluppi una passione e un’energia che liberano il tempo
Se al contrario sei in uno stato di noia e di collera, la tua condizione sarà negativa.
Dovrai fare molto sforzo per realizzare qualcosa e questo di porterà in una condizione di assenza di tempo.
Un individuo è alto di tono quando persegue obiettivi che sono in sintonia con i suoi valori. Questa condizione che ti mette in uno stato mentale di entusiasmo, ti permette di avere molto tempo.
E tu? Quanto tempo hai?
Paolo Ruggeri
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